Kurz und gut? Kurzbefehle (Shortcuts) unter iOS

Wann und wofür sich der Einsatz lohnt. Und warum die App für viele keine Rolle spielen dürfte.

Die Kurzbefehle-App (im Original: Shortcuts) ist für Apples Verhältnisse gleich doppelt ungewöhnlich: Zum einen handelt es sich um dn Einkauf einer Dritt-App, die Apple entgegen sonstiger Gewohnheiten nicht verschwinden ließ. Normalerweise werden solche Apps bzw. die Entwicklerfirmen erworben, um die Funktionen in die eigene Software zu integrieren oder aber das Know-How einzukaufen. Um die Apps selbst geht es fast nie. Hier schon. Das andere Ungewöhnliche ist, dass Shortcuts dabei zugleich eine vergleichsweise komplexe Anwendung ist. Wohl deshalb hat Apple entschieden, sie nicht in das Betriebssystem zu integrieren, sondern unter neuem Namen separat anzubieten. Trotzdem: Apple ist ein Hersteller, der die Massen anspricht. Dass gerade im Zusammenhang mit iOS etwas lanciert wird, das etwas Einarbeitung erfordert, ist bemerkenswert.

Eine kleine Geschichte

So paradox das klingt: Shortcuts ist eigentlich dafür da, dass der Nutzer der gestiegenen Komplexität des Smartphone-Alltags besser und effizienter Herr wird. Dass es dafür erst einmal einer gewissen Komplexität bedarf, um zum Ziel zu gelangen, zahlt sich für den Nutzer im Erfolgsfall durch den späteren Zeitgewinn aus.

Entwickelt wurde Workflow im Jahr 2014. Die Automatisierungs-App war zu der Zeit geekiger als sie es heute ist. Dies lag zum einen daran, dass die Entwickler sich im hermetisch abgeschlossenen iOS-Betriebssystem manch kreativer Lösung bedienen mussten, um überhaupt zum Ziel zu kommen. Zum anderen war das Spektrum der Möglichkeiten zu der Zeit größer, weil die Entwickler keine Vorbehalte gegen Mitbewerber Apples kannten. Als Apple die App im März 2017 kaufte, sorgte dies für blankes Entsetzen bei vielen Workflow-Jüngern. Aber Apple kassierte die App nicht ein, sondern verschenkte sie fortan. Zugleich wurden jedoch die Möglichkeiten mit Blick auf Mitbewerber Apples eingeschränkt und keine neuen Einreichungen derselben mehr zugelassen.

Im Jahr 2018 wurde auf der Weltentwicklerkonferenz WWDC im Juni schließlich endlich klar, was Apple mit Workflow vor hat: Als Shortcuts sollte sie zur Kurzwahltaste für Apps werden. Und in Verbindung mit Siri Shortcuts wurden zugleich die Möglichkeiten der Sprachassistentin massiv erweitert.

Eine Zwischenbilanz

Ein halbes Jahr nach der Ankündigung und den Betatests sowie drei Monate nach der Veröffentlichung für alle sehen wir etwas klarer, wie Shortcuts bei den Nutzern angekommen ist.

Eine kleine Umfrage unter den Twitter-Followern des Apfelfunks zeigt eine Dreiteilung auf: Da sind zuerst mal jene, die die App installiert haben, aber nur sporadisch mit Standard-Shortcuts und auch nur kaum nutzen. Dann sind da diejenigen, die sie nicht kennen, nie installiert hatten oder sie bereits wieder gelöscht haben. Und dann ist da die kleine Fraktion derer, die Shortcuts intensiv und täglich einsetzen.

Die Frage nach dem Einsatzzweck ergab ein bunt gemischtes Bild. Hier eine Auswahl:

  • Anzeigen der Fahrtzeit zum nächsten Termin
  • Aufrufen der Top 25 Apple Music-Titel
  • Dokumentieren des Kaffee- und Koffeinkonsums
  • Versenden einer Nachricht mit der Ankunftszeit zuhause
  • Wetterdaten aus Garten abfragen
  • Abspielen einer bestimmten Spotify-Paylist
  • Herunterladen von Videos aus sozialen Medien (Social Media Downloader, kurz: SMD)
  • Eigenkonstruktion einer CarPlay-Alternative fürs Auto, z.B. mit Aufruf einer bestimmten Musikplaylist und dem Vorlesen von RSS-Feeds
  • Smart Home fürs Wohnzimmer mit Ansteuerung von HomePod, Apple TV, Fernseher, Blu-ray-Player und Philips Hue-Lampen
  • Verschönern von Bildschirmfotos mit passenden Geräterahmen
  • Bilder verkleinern und versenden, um sie als SMS an Androidgeräte zu senden
  • Export von Gesundheitsdaten als einfache Liste
  • Erstellen von QR-Codes
  • Erstellen von PDF-Dateien
  • Herunterladen von YouTube-Videos
  • Einrichten von Spaß-Workflows, etwa mit der Zahl der verbleibenden Tage bis Weihnachten
  • Versenden einer Standardnachricht per Knopfdruck an den Arbeitgeber im Krankheitsfall
  • Erinnern an die Waschmaschine
  • Versenden von interessanten Links per iMessage
  • Eintragen von Terminen in Exchange-Kalendern

Die Liste zeigt, wie kreativ unsere Nutzer im Gebrauch sind und wie vielfältig die Möglichkeiten von Shortcuts sind. Es wurden jedoch auch Probleme gemeldet:

  • OneNote und Kurzbefehle mögen sich laut Bernd Krell nicht: Texte aus der Microsoft-App sind nach Installation von Shortcuts nicht mehr direkt in iMessage kopierbar.
  • Einige Nutzer vermissen eine vernünftige Dokumentation. Apple hat eine Anleitung auf seinen Support-Seiten hinterlegt.
  • Es fehlen oftmals gerade die Details: Zum Beispiel wäre es nützlich, für einen Anruf-Shortcuts auch gleich einstellen zu können, dass das Gespräch standardmäßig über Freisprechen laufen soll

Eine Frage des Aufwands

Praktisch: Alle Kurzbefehle lassen sich auch per Siri ansteuern.

Wer sich auf Shortcuts einlässt, muss sich jedoch noch mehr Fragen stellen, als nur die, ob der Workflow mithilfe der vorgehaltenen Funktionen überhaupt realisierbar ist.

Die Nützlichkeit bemisst sich maßgeblich am Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen eines Shortcuts. Und als wäre das noch nicht kompliziert genug, gibt es sogar zwei verschiedene Aufwände, die es zu betrachten gilt.

– Die Einrichtung eines Shortcuts: Neben dem Lernaufwand, sich erst einmal mit der App vertraut zu machen, ist jeder neue Shortcut mit einem Aufwand verbunden. Der lohnt sich eigentlich nur, wenn man die Aktion auch tatsächlich häufiger verwendet.
– Längere Workflows lohnen sich eher: iOS ist immer noch so simpel, dass oft zwei Taps genügen, um zum Ziel zu kommen. Dafür braucht der Nutzer keine Shortcuts. Diese lohnen sich meist erst, wenn mehrere Aktionen hintereinander erfolgen sollen.

Ausnahme Siri

Ein Sonderfaktor ist die Sprachassistentin Siri, die zwar auch aus vielen Apps heraus um eigene Kommandos erweitert werden kann, aber nirgendwo so gut und universell wie in der Shortcuts-App. Wer primär Siri programmieren möchte, wird den Aufwand nicht scheuen, erstmal die Shortcuts zu definieren.

Ein (kurzer) Selbstversuch

Nach so viel Theorie etwas Praxis. Die Kurzbefehle App gliedert sich in verschiedene bunte Kacheln, die für die einzelnen Workflows stehen. Aus einer Auswahlliste, die von unten nach oben verschoben werden kann, können verschiedene Aktionen ausgewählt und zu neuen Abfolgen kombiniert werden.

Von der Idee bis zum fertigen Kurzbefehl ist es mitunter ein steiniger Weg, es kann manchmal aber auch ganz einfach sein. Apple bietet diverse System-Funktionen an, aber längst nicht alle. Auch der Detailgrad – also wie viele Feinheiten einstellbar sind – fällt oft sehr unterschiedlich aus. Ein Beispiel ist die eigentlich naheliegende Steuerung von HomeKit-Geräten. Hier ist es lediglich möglich, Szenen aufzurufen, nicht aber Geräte einzeln anzusteuern. Dies geht nur, wenn der Nutzer in der Home-App entsprechende Szenen definiert.

Noch komplexer wird es, wenn Dritt-Apps hingezogen werden. Einige, wie der Podcast-Player Overcast, bieten sehr viele Kurzbefehle-Aktionen an, andere gar keine. Bei WhatsApp können einzelne Kontakte in der Chatliste per Kurzbefehl direkt angesteuert werden. Das automatische Senden von Nachrichten ist nicht möglich.

Wir haben für unseren Versuch mal folgende Kurzbefehle eingerichtet:

  • Anrufen eines bestimmten Kontakts: Dies funktioniert zwar zuverlässig, aber es fehlt zum Beispiel die Option, das Gespräch automatisch auf Lautsprecher zu legen.
  • Fahrtzeit nach Hause: Dieser Shortcut stammt aus der Standard-Bibliothek Apples. Per GPS wird der Standort ermittelt, per Navigation die Fahrtzeit errechnet und automatisch eine iMessage an einen Kontakt auf den Weg gebracht.
  • Overcast-Steuerung: Wir haben Kurzbefehle zum Starten, Stoppen und Anspielen bestimmter Playlisten definiert. Dies ist gerade im Auto nützlich, wenn man nicht jederzeit auf den Bildschirm schauen kann.

Fazit des Versuchs ist, dass Frust und Freude bei Kurzbefehle derzeit noch oft nah beieinander liegen. Nicht jede Idee lässt sich mit dem begrenzten Repertoire realisieren. Nützlich ist, dass die Aktionen zum Beispiel an einem zentralen Ort, etwa in einem Ordner auf dem Homescreen abgelegt werden können.

Letztlich ist es aber auch eine Frage der Wertschätzung von Makros: Auf dem Mac gibt es auch eine eingeschworene Gemeinschaft, die nichts auf die Automator-App kommen lässt. Wer häufig gleichartige Aktionen ausführt, kann mit Kurzbefehle etwas Zeit sparen. Besser wäre es freilich, wenn Kurzbefehle vom Smartphone selbst vorgeschlagen werden.

Shortcuts der Apfelfunk-Hörer

Unsere Hörerinnen und Hörer waren fleißig. Hier eine Auswahl der eingeschickten Kurzbefehle:

Kurzbefehle-Sammlungen im Netz

Die Empfehlungen kommen zum Teil von unserem Hörer Mif-Mav:

Thema im Apfelfunk

In Apfelfunk 150 sprechen wir über Kurzbefehle und ziehen eine Zwischenbilanz nach drei Monaten.

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