Suche gutes Dokumentenmanagement (DMS)

Suche gutes Dokumentenmanagement (DMS)

Frag die Profis – Die Hörer-CommunityKategorie: iCloudSuche gutes Dokumentenmanagement (DMS)
Steffen fragte vor 2 Jahren
Hi, ich will meine ganzen Dokumente mal digitalisieren. Ich habe gerade zwei Stunden gesucht und nichts brauchbares gefunden. Meine Bedürfnisse sind folgende: - Ich Scanne meine Dokumente einfach per Scanner. Ich brauche also keine "Foto to PDF" App - Kein Cloud-Services außer iCloud - Ich muss mir die Dokumente auf iOS und auf dem Mac angucken - Suche in den Dokumenten muss gehen (Stichwort OCR) Vierleicht hat in dem Bereich ja irgendjemand schon eine gute Lösung. Kann auch was Kosten. Vielen dank schonmal!
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ThomasD antwortete vor 2 Jahren

Hallo Steffen,
eine Empfehlung ist Devonthink. Reines Mac-Programm, schon ewige Zeiten auf dem Markt, nicht sexy, kein Klicke-bunti, kein Geschwafel – aber sehr mächtig! Und, kein Abo. Und 2, sehr lange Produktzyklen, bevor Du wieder eine Version voll bezahlen muss. Das war das Finanzielle.

Jetzt die Anwendung: Sehr stabil, ist eine SQL-Datenbank und wahnsinnig flexibel. Du kannst Dokumente einbetten IN DIE Datenbank oder nur referenzieren (Legst PDFs ab und erstellst mit DT einen durchsuchbarer Datenbank). Geht beides, geht auch gemischt – Du musst Dir nur klar werden, wie Du arbeitest. Und Du bekommst (weil SQL) notfalls Textinhalte wieder raus, falls der Entwickler das zeitliche segnen sollte.

Es gibt 3 Versionen, solange Du alleine dran arbeitest, reicht DT Personal, mit mehreren Leuten oder mit Server -die beiden größeren Versionen. Die Officeversion ist mit OCR von Abby. Zum reinkommen ist die Personal sehr gut, die wird auch immer wieder in einem Bundle bei Stacksocial oder anderen angeboten. Die beiden größeren auch, also Geduld und Augen offenhalten.

Zu DT und papierloses Büro oder Digitalisierung gibt es ein eBook oder eines in englisch: https://www.devontechnologies.com/de/blog/tag:ebook Das Deutsche ist eine gute Einführung, gerade wenn man neu ist und DT verstehen will, als best praktice. Ist gut investiertes Geld.

Dann hattest Du auch iOS erwähnt, es gibt auch eine iOS-Version. Die ist aber eigentlich zum Lesen der DT-Inhalte des Macs gedacht. Und das merkt man auch. Aber – das Erfassen, verschlagworten, OCR-auslesen usw. ist am Mac an einem ordentlichen Bildschirm und schnellen Shortcuts, Copy-Paste, usw. deutlich schneller. Das würde ich nicht am iPad probieren. DT2Go zum nachschauen oder Notizen anmerken – Scannen, Taggen, ablegen am Mac.

Mein Workflow zum Thema DMS ist i. d. R. ein Canon Scanner Image Formula 150 (gibt inzwischen einen Nachfolger) mit der Canon-Software und nachgeordnete Indexierung mit DT der gescannten PDFs. Der Scanner ist eigentlich für mobiles Büro gedacht und ich lasse die Seiten einzeln durch den Schacht, aber die integrierte OCR-Erkennung ist saugut, gefühlt sicherer und besser als Abby (die eigentlich nur solche Software bauen). Also 1-2 A4-Seiten nacheinander durchlassen und gleich danach prüfen, ob das Ergebnis gut war. Wenn nicht noch mal mit höherer Auflösung durchjagen. Du kannst 10 Voreinstellungen festlegen (300 dpi, s/w und Vorder-Seite oder 600 dpi, farbig und beidseitig, …) dann geht die Auswahl schnell. Dateigröße und Qualität ist auch besser, als ich bei den meisten anderen Scannern-Software-Kombinationen gesehen habe. Nur verknickte Blätter kommen bei mir auf den Multifunktion mit Glasscheibe. Einziger Pferdefuß: 32-bit: Die Canonsoftware läuft nicht mit Catalina.

Ich weiß, viele schwören auf Fuji Snapscan. Die sind klasse, wenn Du einen Stapel Papier einlegen und alleine abarbeiten lassen willst. Aber Du hast halt auch ein Gerät fast so groß wie ein kleiner Laserdrucker auf dem Tisch stehen. Ich hoffe Dir hilft mein Beitrag. Viel Erfolg.

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