Dokumentenverwaltung für macOS und iOS

Dokumentenverwaltung für macOS und iOS

Frag die Profis – Die Hörer-CommunityKategorie: MacDokumentenverwaltung für macOS und iOS
Sven R. fragte vor 6 Jahren
Hallo zusammen, 
ich nutze aktuell DEVONthink Pro Office für meine Dokumentenverwaltung, finde die Software aber etwas an­ti­quiert und wenig innovativ, gerade bei der Datenerfassung. Was mir an Komfort an manchen Stellen fehlt, ist an anderen Stellen an Funktionalität zu viel, zB brauche ich keine Multimediadateien, Chat-Protokolle. Selbst das Tagging benutze ich zwar beim Erfassen, aber nicht beim Finden, was auch an der schlechten Suchfunktion der Software liegen mag.
Ich suche eine Software, die folgendes bietet:
Funktionalität:

  • Erfassung & Indizierung von Dokumenten/Dateien (OCR nicht nötig, übernimmt der Scanner schon)
  • entweder Strukturierung via Ordnern oder Tagging
  • einfache, mächtige Filterung und Suche

Dokumententypen:

  • PDF, MS Office, iWork, TXT
  • optional auch E-Mails, HTML

Metainformationen zu allen Dokumenten:

  • Autor/Absender/Ersteller (frei änderbar)
  • Datum (nicht Dateidatum, sondern zB wann der gescannte Brief erstellt wurde)

Clients:

  • macOS
  • iOS
  • Sync via WebDav, iCloud, FTP, …

Bei DEVONthink scheitert es an „einfach“ und an einer ordentlichen, filterbaren Suche. 
Eine simple Ablage in Ordnern auf dem Mac scheitert an den Metainformationen.
Hat jemand von euch einen Tipp? Was nutzt ihr für die Dokumentenverwaltung auf Apple Geräten?
 
Danke, 
Sven

5 Antworten
Tom antwortete vor 6 Jahren
EagleFiler, sehr zu empfehlen. Übersichtlicher, weniger aufgeblasen, funktionaler und v.a. weniger invasiv als DT. Funktioniert auch genial als E-Mail-Archivierer.
 
Hat leider kein iOS-Pendant. Da der Inhalt einer EagleFiler-Library aber praktisch ein (fast) unveränderter Finder-Ordner ist, kannst du diesen via iCloud-Drive z.B. mit Readdle Documents synchronisieren (oder mit GoodReader).
 
–Tom

Sven R. antwortete vor 6 Jahren
Hallo Tom, 
EagleFile hat zwar nicht die modernste Website, aber die Software sieht solide aus. Ich werde sie mal probieren. Danke für diesen Tipp!

Tom antwortete vor 6 Jahren

EagleFile hat zwar nicht die modernste Website, […]

 
Dafür ist sie im Gegensatz zu manch „modernen“ App-Websites ziemlich informativ 😉 Es ist z.B. das komplette Manual einsehbar, ohne dass du die App installieren musst.
 
Das Forum ist auch recht nützlich.
 
–Tom

Sven R. antwortete vor 6 Jahren
Das stimmt allerdings, da hast du recht. Ich habe EagleFiler jetzt eingerichtet, die ganze Datenbasis importiert und zusammen mit Hazel und PDFpen meinen Workflow ein gutes Stück automatisiert (das wäre aber wahrscheinlich auch mit DEVONthink gegangen).
Die Oberfläche von EagleFiler ist der von DEVONthink sehr ähnlich, aber nicht so überfrachtet und einfacher zu bedienen. Besten Dank also noch einmal für den Tipp.

Lars antwortete vor 6 Jahren
Hallo Sven, 
nachdem Du dich augenscheinlich mit dem papierlosen Büro schon auseinandergesetzt hast gehe ich mal davon aus dass du Evernote schon berücksichtigt hast als mögliche Alternative. Ich persönlich nutze auch Devonthink Pro Office, und bin mega zufrieden damit und deswegen auch ein bisschen verwundert dass Du damit nicht „warm“ wirst. Gerade die Suchfunktion von OCR indizierten Dokumenten ist doch in Devonthink sehr gut. Bitte versteh mich nicht falsch, wenn du sagst dass es dir zuviel / zu überfrachtet ist, dann wird das aus deiner Perspektive schon richtig sein. Nur kostet die Software ja auch eine paar Euro, da würde ich DT vielleicht noch mal eine Chance geben. Mir ging es am Anfang ähnlich wie dir und war kurz davor mich um zu orientieren bis mir ein Freund den Tipp für ein Buch gegeben hat, was sich um DT dreht. Quasi eine Benutzeranleitung in Buchform.. von einem Anwender geschrieben und daher wirklich gut zu verstehen. Nach dem Buch haben sich bei mir viele Fragezeichen aufgelöst und seit dem ist DT vermutlich das am häufigsten genutzte Programm auf meinem Mac. Einen Tipp möchte ich dir noch geben, wenn dich das Thema Papierloses Büro interssiert schau mal bei den Paperless Pioneers vorbei (http://paperless-pioneers.de) da dreht sich eigentlich alles um DMS / paperless Workflow´s und Scanner..
Viele Grüße
Lars
 

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